¿Qué es un CFDI de nómina?
El CFDI de nómina es un documento electrónico que funciona a manera de comprobante para certificar el pago de las percepciones de los empleados, así como las deducciones aplicables.
Por sus siglas, CFDI significa Comprobante Fiscal Digital por Internet, y su emisión le otorga validez a la transacción del pago de sueldos, salarios e ingresos aplicables, puesto que, de acuerdo con la Ley del Servicio de Administración Tributaria (SAT), todos los empleadores deben generar el CFDI de nómina correspondiente a sus trabajadores. No cumplir con esta ley puede traer sanciones graves.
Además de ser obligatorio, el uso del CFDI de nómina tiene algunos beneficios tanto para el patrón como para el trabajador. Por una parte, quien lo emite puede utilizarlo para deducir impuestos. Por el otro lado, el empleado puede usar estos comprobantes en procesos de solicitud de créditos o declaración de impuestos.
Cabe mencionar que la versión vigente de este comprobante es denominada CFDI 4.0, la cual fue lanzada desde el 01 de enero de 2022, y que, desde el 01 de abril 2023, es la única con validez para expedir facturas electrónicas, sustituyendo a la versión anterior 3.3.
¿Cúales son los requisitos para emitir un CFDI de nómina?
Los requisitos para que las empresas puedan generar un CFDI de nómina son:
• RFC de tu empresa
• Nombre o razón social según corresponda, persona física: nombre, primer apellido, segundo apellido; persona moral: denominación o razón social (sin acentos y en mayúsculas).
• Código postal de tu domicilio fiscal.
• Régimen fiscal vigente como contribuyente.
Para obtener los datos, ingresa a tu cuenta del SAT y baja la Constancia de Situación Fiscal de la empresa. Recuerda que si ya tienes la constancia impresa puedes escanear el código QR para consultar el código postal, domicilio fiscal, el régimen fiscal entre otra información.
Los requisitos para empleados son:
• Nombre, primer apellido, segundo apellido, como viene en la constancia del empleado en el apartado nombre, denominación o razón social (sin acentos y en mayúsculas).
• Código postal del empleado
• RFC del empleado
• Régimen fiscal vigente del empleado
Si el empleado no cuenta con su Constancia, el SAT habilitó varias maneras de obtenerla:
Opción 1. Que los empleados soliciten su Constancia por medio de los sitios oficiales del SAT como SAT ID (https://satid.sat.gob.mx/) o Datos fiscales (https://www.cloudb.sat.gob.mx/datos_fiscales/)
Opción 2. El SAT habilitó una herramienta en su portal de servicio (sat.gob.mx) para que los patrones soliciten los datos fiscales de sus empleados. En la sección Contacto, abre el menú desplegable de Asistencia personal, Mi portal (contribuyentes).
Opción 3: Que el empleado acuda directamente a las oficinas del SAT para que solicite la constancia de situación fiscal.
Recuerda transmitir esta información a los empleados para poder generar su CFDI de nómina.
Conclusión
Ten en cuenta que un CFDI de nómina le otorga transparencia y formalidad a la relación laboral que existe entre el trabajador y la empresa para la cual presta sus servicios; además, su emisión es de carácter obligatorio.
Para su cumplimiento, además de verificar los requisitos del SAT, puedes apoyarte en un sofwtware de nómina. Considera que hay algunos que incluso ofrecen como parte de su membresía el timbrado ilimitado de CFDI de nómina.
