La gestión de nómina es un proceso crítico dentro de cualquier organización, ya que afecta directamente la satisfacción de los empleados y el cumplimiento de las normativas legales y fiscales. A continuación, te ofrecemos una guía detallada con recomendaciones para hacer más eficiente este proceso y los errores comunes que debes evitar.

Recomendaciones para Mejorar la Gestión de Nómina

1. Ser Ordenado
   • La organización es clave. Mantén toda la documentación relacionada con los sueldos y beneficios de los empleados en orden para facilitar cualquier revisión o auditoría.
     
2. Verificar Alineación con Documentos Laborales
   • Asegúrate de que los sueldos reflejados en la nómina estén alineados con los contratos laborales y cualquier documento oficial.
     
3. Coherencia en los Registros del Sistema de Nómina
   • Es indispensable para la gestión de nómina que los registros en el sistema de nómina coincidan entre sí para evitar errores de cálculo o procesamiento.
     
4. Crear una Tabla de Pagos Anual
   • Tener una tabla de pagos de nómina anual proporciona claridad durante los cierres de periodos y el cierre fiscal, facilitando la planificación y el cumplimiento.
     
5. Tablero de Prestaciones y Pagos
   • Mantén un tablero actualizado que incluya prestaciones, tiempos de pago, y compromisos internos. Esto asegura que no se pase por alto ningún pago o beneficio acordado.
     
6. Comunicación Precisa
   • Mantén una comunicación clara y precisa con las áreas generadoras de la información fuente para garantizar que todos los datos necesarios para la nómina estén correctos.
     
7. Actualización Constante del Sistema
   • Los sistemas de nómina, por más sofisticados que sean, dependen de la información que se les proporciona. Asegúrate de que siempre estén actualizados.
     
8. Revisión de Claves vs SAT
   • Verifica que las claves de cada concepto de la nómina estén alineadas con las del SAT para evitar problemas fiscales.
     
9. Uso Adecuado de Papeles de Trabajo
   • Utiliza papeles de trabajo para asegurar que no haya pagos o descuentos dobles. Estos documentos son esenciales para la conciliación en el proceso de gestión de nómina.
     
10. Análisis de Papeles de Conciliación
    • No confíes solo en el procesamiento de la nómina; revisa los papeles de conciliación o control para asegurarte de que todo esté en orden.
      
11. Ajustes por Provisión a 28 Días
    • Ten en cuenta que algunas nóminas se provisionan a 28 días, lo que puede requerir ajustes al realizar la póliza contable para el pago.
      
12. Monitoreo de Cambios Legales y Fiscales
    • Durante el año fiscal, los datos legales, fiscales e internos pueden cambiar. Mantente atento a estos cambios y asegúrate de tener el respaldo necesario para que tu gestión de nómina esté actualizada.
      
13. Modificaciones de Salario
    • Realiza las modificaciones de salario fijo, mixto o variable de manera oportuna y correcta.
      
14. Asesoría Legal y Fiscal
    • Selecciona un mentor en el área legal, fiscal o laboral que te oriente sobre cambios y resuelva tus dudas con respaldo jurídico.

Errores Comunes al Timbrar la Nómina

• Códigos de Conceptos Incorrectos
• RFC o CURP Incorrectos
• Errores en el Régimen de Contratación
• Contraprestaciones No Alineadas
• No Revisar Números Negativos
• Diferencias en Conceptos de Percepciones y Deducciones
• Formas de Pago Incorrectas
• Incluir Personas Dadas de Baja

Estos errores pueden llevar a discrepancias en el visor de nómina y generar serios problemas administrativos a causa de fallas en la gestión de nómina.

Consecuencias de una Mala Gestión de Nómina

• Multas y Recargos
• Empleados Insatisfechos
• Conflictos Sindicales
• Rechazos en Devoluciones de ISR
• Auditorías
• Consecuencias Legales por Descuentos Judiciales No Cumplidos

Un manejo incorrecto de la nómina puede resultar en sanciones económicas, insatisfacción laboral, y problemas legales. Por lo tanto, es crucial implementar las recomendaciones mencionadas y evitar errores comunes para garantizar una gestión de nómina eficiente y sin contratiempos.

Con información de la Mtra. Luz María Moreno Arvizu

¿Qué es la evaluación de riesgos laborales?

La evaluación de riesgos laborales es un proceso sistemático que tiene como objetivo identificar y evaluar los peligros presentes en el entorno de trabajo. Consiste en analizar las tareas, los equipos, las sustancias utilizadas y cualquier otro factor que pueda representar una amenaza para la seguridad y la salud de los trabajadores.

La evaluación de riesgos laborales permite determinar las medidas preventivas necesarias para minimizar o eliminar dichos riesgos, así como establecer planes de acción para garantizar un entorno laboral seguro.

Pasos para realizar una evaluación de riesgos laborales en México

Identificación de peligros: En primer lugar, se deben identificar los peligros específicos presentes en el lugar de trabajo. Esto implica analizar las condiciones físicas, los equipos, las sustancias químicas, las tareas realizadas y cualquier otro elemento que pueda representar un riesgo para la seguridad y salud de los trabajadores.

Evaluación de riesgos: Una vez identificados los peligros, se evalúa la probabilidad de que ocurra un accidente y el nivel de gravedad de sus consecuencias. Esto se realiza mediante métodos y herramientas adecuadas, como listas de verificación, análisis de seguridad, evaluaciones de exposición, entre otros.

Determinación de medidas preventivas: Con base en los resultados de la evaluación de riesgos, se deben establecer las medidas preventivas necesarias para controlar y mitigar los riesgos identificados. Estas medidas pueden incluir cambios en los procesos de trabajo, el uso de equipos de protección personal, la implementación de controles técnicos, la capacitación del personal, entre otras acciones.

Implementación y seguimiento: Una vez definidas las medidas preventivas, se deben implementar en el entorno de trabajo. Es fundamental garantizar que se apliquen correctamente y monitorear su eficacia. Además, se deben establecer procedimientos para revisar y actualizar periódicamente la evaluación de riesgos, considerando los cambios en los procesos de trabajo, las nuevas tecnologías o cualquier otra circunstancia que pueda modificar los riesgos laborales.

La importancia de la evaluación de riesgos laborales en la prevención de accidentes

La evaluación de riesgos laborales desempeña un papel crucial en la prevención de accidentes en el trabajo. Al identificar y evaluar los peligros existentes, se pueden tomar medidas preventivas adecuadas para evitar incidentes que puedan causar lesiones o enfermedades profesionales. Algunos de los beneficios de realizar una evaluación de riesgos laborales son:

Protección de los trabajadores: La evaluación de riesgos laborales permite crear un entorno de trabajo seguro y saludable, reduciendo la posibilidad de accidentes y enfermedades relacionadas con el trabajo. Esto protege la integridad física y mental de los empleados, fomentando un ambiente laboral favorable.

Cumplimiento legal: En México, existen normativas y regulaciones específicas en materia de seguridad y salud en el trabajo. Realizar una evaluación de riesgos laborales permite a las empresas cumplir con estas leyes y evitar sanciones legales.

Ahorro de costos: La prevención de accidentes en el trabajo a través de la evaluación de riesgos laborales también tiene un impacto positivo en los costos para las empresas. Al evitar accidentes, se reducen los gastos asociados a lesiones, incapacidades, reclamaciones de compensación y tiempos de inactividad.

Mejora de la productividad: Un entorno laboral seguro y saludable contribuye a una mayor productividad y calidad del trabajo. Los trabajadores se sienten más motivados y comprometidos cuando se les proporciona un ambiente seguro, lo que a su vez impacta positivamente en la eficiencia y los resultados empresariales.

Conclusión

La evaluación de riesgos laborales y su importancia en la prevención de accidentes en el trabajo son aspectos fundamentales para garantizar la seguridad y el bienestar de los trabajadores en México. A través de este proceso sistemático, las empresas pueden identificar y evaluar los peligros presentes en el entorno laboral, tomar medidas preventivas adecuadas y reducir significativamente la probabilidad de accidentes y enfermedades profesionales.

Realizar una evaluación de riesgos laborales no solo es una obligación legal, sino también una responsabilidad moral y ética hacia los empleados. Al proporcionar un entorno laboral seguro, se protege la integridad física y mental de los trabajadores, se promueve su satisfacción y se fomenta un clima laboral positivo. Además, la evaluación de riesgos laborales contribuye a la productividad de las empresas, al reducir los costos asociados con accidentes y enfermedades, y al mejorar la eficiencia y calidad del trabajo.

En México, es necesario destacar la importancia de cumplir con las regulaciones y normativas establecidas en materia de seguridad y salud en el trabajo. La evaluación de riesgos laborales es una herramienta clave para lograr este cumplimiento y para generar un cambio significativo en la cultura de seguridad laboral en el país. Es necesario que tanto las empresas como los empleados se comprometan activamente en este proceso, colaborando en la identificación, evaluación y control de los riesgos laborales.

Una empresa depende de sus colaboradores para el éxito de sus operaciones, por lo que la gestión de talento se vuelve fundamental para alcanzar las metas establecidas. Descubre en este artículo 5 claves para conseguirlo.