La gestión de nómina es un proceso crítico dentro de cualquier organización, ya que afecta directamente la satisfacción de los empleados y el cumplimiento de las normativas legales y fiscales. A continuación, te ofrecemos una guía detallada con recomendaciones para hacer más eficiente este proceso y los errores comunes que debes evitar.
Recomendaciones para Mejorar la Gestión de Nómina
- Ser Ordenado
- La organización es clave. Mantén toda la documentación relacionada con los sueldos y beneficios de los empleados en orden para facilitar cualquier revisión o auditoría.
- La organización es clave. Mantén toda la documentación relacionada con los sueldos y beneficios de los empleados en orden para facilitar cualquier revisión o auditoría.
- Verificar Alineación con Documentos Laborales
- Asegúrate de que los sueldos reflejados en la nómina estén alineados con los contratos laborales y cualquier documento oficial.
- Asegúrate de que los sueldos reflejados en la nómina estén alineados con los contratos laborales y cualquier documento oficial.
- Coherencia en los Registros del Sistema de Nómina
- Es indispensable para la gestión de nómina que los registros en el sistema de nómina coincidan entre sí para evitar errores de cálculo o procesamiento.
- Es indispensable para la gestión de nómina que los registros en el sistema de nómina coincidan entre sí para evitar errores de cálculo o procesamiento.
- Crear una Tabla de Pagos Anual
- Tener una tabla de pagos de nómina anual proporciona claridad durante los cierres de periodos y el cierre fiscal, facilitando la planificación y el cumplimiento.
- Tener una tabla de pagos de nómina anual proporciona claridad durante los cierres de periodos y el cierre fiscal, facilitando la planificación y el cumplimiento.
- Tablero de Prestaciones y Pagos
- Mantén un tablero actualizado que incluya prestaciones, tiempos de pago, y compromisos internos. Esto asegura que no se pase por alto ningún pago o beneficio acordado.
- Mantén un tablero actualizado que incluya prestaciones, tiempos de pago, y compromisos internos. Esto asegura que no se pase por alto ningún pago o beneficio acordado.
- Comunicación Precisa
- Mantén una comunicación clara y precisa con las áreas generadoras de la información fuente para garantizar que todos los datos necesarios para la nómina estén correctos.
- Mantén una comunicación clara y precisa con las áreas generadoras de la información fuente para garantizar que todos los datos necesarios para la nómina estén correctos.
- Actualización Constante del Sistema
- Los sistemas de nómina, por más sofisticados que sean, dependen de la información que se les proporciona. Asegúrate de que siempre estén actualizados.
- Los sistemas de nómina, por más sofisticados que sean, dependen de la información que se les proporciona. Asegúrate de que siempre estén actualizados.
- Revisión de Claves vs SAT
- Verifica que las claves de cada concepto de la nómina estén alineadas con las del SAT para evitar problemas fiscales.
- Verifica que las claves de cada concepto de la nómina estén alineadas con las del SAT para evitar problemas fiscales.
- Uso Adecuado de Papeles de Trabajo
- Utiliza papeles de trabajo para asegurar que no haya pagos o descuentos dobles. Estos documentos son esenciales para la conciliación en el proceso de gestión de nómina.
- Utiliza papeles de trabajo para asegurar que no haya pagos o descuentos dobles. Estos documentos son esenciales para la conciliación en el proceso de gestión de nómina.
- Análisis de Papeles de Conciliación
- No confíes solo en el procesamiento de la nómina; revisa los papeles de conciliación o control para asegurarte de que todo esté en orden.
- No confíes solo en el procesamiento de la nómina; revisa los papeles de conciliación o control para asegurarte de que todo esté en orden.
- Ajustes por Provisión a 28 Días
- Ten en cuenta que algunas nóminas se provisionan a 28 días, lo que puede requerir ajustes al realizar la póliza contable para el pago.
- Ten en cuenta que algunas nóminas se provisionan a 28 días, lo que puede requerir ajustes al realizar la póliza contable para el pago.
- Monitoreo de Cambios Legales y Fiscales
- Durante el año fiscal, los datos legales, fiscales e internos pueden cambiar. Mantente atento a estos cambios y asegúrate de tener el respaldo necesario para que tu gestión de nómina esté actualizada.
- Durante el año fiscal, los datos legales, fiscales e internos pueden cambiar. Mantente atento a estos cambios y asegúrate de tener el respaldo necesario para que tu gestión de nómina esté actualizada.
- Modificaciones de Salario
- Realiza las modificaciones de salario fijo, mixto o variable de manera oportuna y correcta.
- Realiza las modificaciones de salario fijo, mixto o variable de manera oportuna y correcta.
- Asesoría Legal y Fiscal
- Selecciona un mentor en el área legal, fiscal o laboral que te oriente sobre cambios y resuelva tus dudas con respaldo jurídico.
Errores Comunes al Timbrar la Nómina
- Códigos de Conceptos Incorrectos
- RFC o CURP Incorrectos
- Errores en el Régimen de Contratación
- Contraprestaciones No Alineadas
- No Revisar Números Negativos
- Diferencias en Conceptos de Percepciones y Deducciones
- Formas de Pago Incorrectas
- Incluir Personas Dadas de Baja
Estos errores pueden llevar a discrepancias en el visor de nómina y generar serios problemas administrativos a causa de fallas en la gestión de nómina.
Consecuencias de una Mala Gestión de Nómina
- Multas y Recargos
- Empleados Insatisfechos
- Conflictos Sindicales
- Rechazos en Devoluciones de ISR
- Auditorías
- Consecuencias Legales por Descuentos Judiciales No Cumplidos
Un manejo incorrecto de la nómina puede resultar en sanciones económicas, insatisfacción laboral, y problemas legales. Por lo tanto, es crucial implementar las recomendaciones mencionadas y evitar errores comunes para garantizar una gestión de nómina eficiente y sin contratiempos.
Con información de la Mtra. Luz María Moreno Arvizu
